Toolboxen: van papier naar digitaal
Een goede toolbox voorbereiden, houden en registreren is veel werk. En dan moet je tijdens de audit ook nog aantonen dat het allemaal gelukt is. Kan dat niet eenvoudiger? Wij zijn overtuigd van wel. In dit blog leggen we uit hoe wij dat doen.
Wat zijn toolboxen?
Toolboxen zijn korte veiligheidsinstructies over relevante, actuele onderwerpen. Om meerwaarde uit een toolbox te halen moet de inhoud én de vorm van de toolbox aansluiten bij de medewerkers.
Fases van een toolbox
Toolboxen houden bestaat uit drie fases:
- Voorbereiding
- Houden van de toolbox-meeting
- Registratie
De verantwoordelijkheid voor de voorbereiding en de registratie liggen veelal bij de KAM-manager. Al zien we daar steeds meer de verschuiving van de verantwoordelijkheid naar de lijnorganisatie. Het houden van de toolbox wordt al wat langer uitgevoerd door de voorman of uitvoerder van een werklocatie.
De papieren toolbox (lees: hoe het nu gaat)
Voorbereidingsfase:
De KAM-manager of uitvoerder bedenkt waar de toolbox deze maand over gaat. En dan moet iemand de toolbox opstellen. Dat gaat (lichtelijk overdreven geschreven) als volgt: Iemand schrijft alles op wat hij of zij weet van het onderwerp (liefst zonder alinea’s). Daarna worden afbeeldingen van internet geplukt en bij de tekst geplakt. Dan wordt er een pdf van gemaakt en die wordt opgestuurd naar de uitvoerder of voorman.
Houden van de toolbox
De toolbox is dan klaar om aan de medewerkers voor te (laten) lezen. De medewerkers luisteren met een half oor naar de toolbox, zetten hun handtekening op een A4-tje.
Registratie
Het A4-tje wordt gescand en naar de KAM-manager gestuurd, die dat in een (digitale) map bewaard. Tijdens de VCA-audit wordt steekproefsgewijs gecontroleerd of iedereen 10 toolboxen heeft gevolgd. Of dat zo is, is moeilijk vast te stellen, want om nou al die blaadjes door te nemen is te veel werk. Het zal wel goed zijn…
De digitale toolbox (lees: toolboxen met Acrentis)
Het kan ook anders; op een manier die administratief eenvoudiger is. Hoe we dat doen?
Voorbereidingsfase:
We hebben kant en klare toolboxpakketten met 12 relevante toolboxen geselecteerd. Ook kan je zelf een toolboxpakket samenstellen uit onze meer dan 300 toolboxen. We plannen deze in voor de medewerkers, zodat ze een heel jaar voorzien zijn van leuke, interactieve toolboxen.
Houden van de toolbox
De medewerker krijgt een notificatie (en herinneringen als dat nodig is). Hij of zij maakt de interactieve toolbox wanneer het hem of haar het best uitkomt. Gewoon op de mobiel, op een tablet of op de pc. De voorman of uitvoerder kan in zijn dashboard zien wie de toolbox heeft gemaakt en welke onderwerpen minder goed begrepen worden. Op basis van die informatie kan de uitvoerder of voorman de toolbox heel gericht nabespreken met zijn team.
Registratie
Omdat de toolboxen digitaal worden gemaakt, gebeurt de registratie automatisch. De KAM-manager kan in het dashboard direct zien wie de toolbox heeft gemaakt en welke uitvoerders nog wat extra aandacht vragen. En tijdens de VCA-audit laat hij of zij dat dashboard zien aan de auditor.
Dat bespaart veel tijd; wel zo makkelijk!
Maar hoe ga je nu van papier naar digitaal.
Daarvoor hebben we twee opties:
- Je gaat direct zelf aan de slag: op https://www.acrentis.nl/toolboxpakket_bouw/ kun je direct een toolboxpakket kiezen en vandaag nog starten.
- We begeleiden de transitie van papieren naar digitale toolboxen. Neem voor meer informatie contact met ons op via info@acrentis.nl